Informacje dotyczące ochrony danych osobowych dla dostawców

Ochrona danych jest dla nas istotną kwestią. Poniżej przedstawiamy informacje, w jaki sposób Państwa dane są przetwarzane oraz jakie prawa Państwu przysługują.

1. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych i do kogo można się zwrócić? 

Meiko Maschinenbau GmbH & Co. KG
Englerstr. 3
77652 Offenburg
Nr tel.: 0781/203-0
E-mail: datenschutz@meiko.de
Internet: www.meiko.de

2. Dane kontaktowe pełnomocnika ds. ochrony danych osobowych

Christoph Boser
Nr tel.: 0781/203-0
E-mail: datenschutz@meiko.de

3. Cele przetwarzania i podstawa prawna

Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), federalnej ustawy o ochronie danych osobowych (niem. skr. BDSG) i innych odpowiednich przepisów o ochronie danych. Przetwarzanie i wykorzystywanie poszczególnych danych osobowych zależy od uzgodnionej lub zamówionej usługi. 

3.1 Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

Jeżeli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to zgoda ta stanowi podstawę prawną dla przetwarzania danych osobowych, do określonych w niej celów. Zgodę można w każdej chwili odwołać ze skutkiem na przyszłość. 

3.2 Wypełnienie zobowiązań umownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Przetwarzamy państwa dane osobowe w celu realizacji naszych umów i porozumień z Państwem. Ponadto Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji środków i podejmowania działań przed wykonaniem umowy. 

3.3 Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) 

Przetwarzamy Państwa dane osobowe, jeżeli jest to konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego (np. prawo handlowe, podatkowe). Ponadto przetwarzamy Państwa dane, ewentualnie, w celu wypełnienia obowiązków w zakresie kontroli podatkowej i sprawozdawczości, jak również archiwizacji danych dla celów ochrony danych i bezpieczeństwa danych, a także w celu przeprowadzenia audytu przez organy podatkowe i inne instytucje. Ponadto ujawnienie danych osobowych może okazać się konieczne w ramach działań podejmowanych przez organy/sądy w celu gromadzenia dowodów, ścigania przestępstw lub dochodzenia roszczeń cywilnych. 

3.4 Uzasadniony interes administratora lub osób trzecich (art. 6 ust. 1 f RODO)

Możemy również wykorzystywać Państwa dane osobowe w oparciu o zasadę ważenia interesów w celu ochrony uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub stronę trzecią. Odbywa się to w następujących celach:

• badanie i optymalizacja procedur analizy potrzeb i bezpośredniego podejścia do dostawcy.
• do celów reklamowych lub badań rynku, jeżeli nie wyrazili Państwo sprzeciwu wobec wykorzystania Państwa danych. 
• do ograniczonego przechowywania danych, jeżeli usunięcie danych nie jest możliwe lub jest możliwe tylko przy nieproporcjonalnie wysokich nakładach, ze względu na szczególny rodzaj przechowywania danych. 
• dla dalszego rozwoju usług i produktów, jak również istniejących systemów i procesów. 
• do analiz statystycznych lub rynkowych. 
• do celów certyfikacji w sprawach z zakresu prawa prywatnego lub spraw urzędowych. 
• w celu dochodzenia roszczeń prawnych i obrony w sporach prawnych, które nie wynikają bezpośrednio ze stosunku umownego. 
• w celu ochrony i korzystania z prawa gospodarza domu poprzez zastosowanie odpowiednich środków (np. monitoring wideo).
• do gromadzenia danych zgodnie z naszym formularzem online "Formularz informacyjny o dostawcy"

4. Kategorie przetwarzanych przez nas danych osobowych

Przetwarzane będą następujące dane:

• Dane osobowe (nazwisko, zawód/branża i podobne dane)
• Dane kontaktowe (adres, adres e-mail, numer telefonu i podobne dane)
• Historia dostawcy

Przetwarzamy również dane osobowe ze źródeł publicznych (np. internet, media, prasa). Jeżeli jest to konieczne do świadczenia naszych usług, przetwarzamy dane osobowe, które otrzymaliśmy od osób trzecich zgodnie z prawem (np. wydawców list adresowych, biur informacyjnych).

5. Kto otrzymuje Państwa dane? 

Państwa dane osobowe przekazujemy w obrębie naszej firmy do tych działów, które wymagają danych w celu wypełnienia zobowiązań umownych i prawnych lub w celu realizacji naszego uzasadnionego interesu. 

Państwa dane mogą ponadto otrzymywać następujące jednostki:

• zaangażowane przez nas podmioty przetwarzające zlecenia (art. 28 RODO), usługodawcy świadczący usługi wspomagające oraz inne podmioty odpowiedzialne w rozumieniu RODO, w szczególności w obszarach usług informatycznych, logistyki, usług kurierskich, usług poligraficznych, zewnętrznych centrów komputerowych, wsparcia/konserwacji aplikacji informatycznych, archiwizacji, przetwarzania dokumentów, księgowości i kontroli, niszczenia danych, zakupów/zaopatrzenia, zarządzania klientami, firm obsługujących korespondencję mailingową, marketingu, telefonii, zarządzania witrynami internetowymi, doradztwa podatkowego, usług audytorów, instytucji kredytowych;
• organy i instytucje publiczne w przypadku prawnego lub urzędowego obowiązku, na podstawie którego jesteśmy zobowiązani do udzielenia informacji, zgłoszenia lub przekazania danych lub gdy przekazanie danych jest działaniem w interesie publicznym;
• organy i instytucje na podstawie naszego uzasadnionego interesu lub uzasadnionego interesu strony trzeciej (np. władze, biura informacyjne, agencje windykacyjne, prawnicy, sądy, eksperci i organy nadzoru);
• inne jednostki, dla których wyrazili Państwo zgodę na przekazywanie danych. 

6. Przekazywanie Państwa danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

Przetwarzanie danych nie odbywa się poza granicami UE lub EOG. 

7. Jak długo przechowujemy Państwa dane? 

Jeżeli jest to wymagane, przetwarzamy Państwa dane osobowe przez cały okres pozostawania w stosunku handlowym, co obejmuje również doprowadzenie do zawarcia umowy i jej realizację. 
Ponadto podlegamy różnym zobowiązaniom w zakresie przechowywania i dokumentacji, w tym wynikającym z niemieckiego kodeksu handlowego (HGB) i kodeksu podatkowego (AO). Określone tam okresy przechowywania i dokumentacji wynoszą maksymalnie dziesięć lat po zakończeniu stosunku handlowego lub stosunku prawnego przed zawarciem umowy. 
Ponadto okres przechowywania jest również uzależniony od ustawowych okresów przedawnienia, które zgodnie z np. §§ 195 i nast. niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) wynoszą zasadniczo trzy lata, ale uzasadnionych przypadkach mogą zostać przedłużone nawet do trzydziestu lat. 

8. W jakim stopniu stosowane jest zautomatyzowane podejmowanie decyzji w indywidualnym przypadku? 

Nie stosujemy żadnych całkowicie zautomatyzowanych procedur podejmowania decyzji zgodnie z art. 22 RODO. W przypadku zastosowania tych procedur w indywidualnych przypadkach, poinformujemy Państwa o tym oddzielnie, o ile będzie to wymagane przez prawo. 

9. Państwa prawa w zakresie ochrony danych

Zachowują Państwo prawo do uzyskania informacji zgodnie z art. 15 RODO, prawo do sprostowania danych zgodnie z art. 16 RODO, prawo do usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO, prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO oraz prawo do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO. Ponadto występuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO). Zgodnie z art. 21 RODO mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas danych osobowych. To prawo do sprzeciwu ma jednak zastosowanie tylko w przypadku występowania szczególnych okoliczności w Państwa sytuacji osobistej, przy czym prawa naszej firmy mogą kolidować z Państwa prawem do sprzeciwu. Jeżeli chcą Państwo skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o kontakt z naszym pełnomocnikiem ds. danych osobowych (datenschutz@meiko.de)

10. Zakres Państwa obowiązków w zakresie przekazywania nam swoich danych

Wystarczy, że podadzą Państwo tylko te dane, które są niezbędne do nawiązania i realizacji stosunków handlowych lub działań przed zawarciem umowy z nami lub do których gromadzenia jesteśmy prawnie zobowiązani. Bez tych danych nie będziemy jednak w stanie zawrzeć lub wykonać umowy. Może to również dotyczyć danych wymaganych później w ramach stosunków handlowych. Jeżeli poprosimy Państwa o przekazanie dodatkowych danych, zostaną Państwo osobno poinformowani o dobrowolnym charakterze przekazania tych informacji. 

11. Informacja o prawie do sprzeciwu – art. 21 RODO

Mają Państwo prawo w każdej chwili sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych w oparciu o ważenie interesów) lub art. 6 ust. 1 lit. e RODO (przetwarzanie danych w interesie publicznym), jeżeli istnieją ku temu powody wynikające z Państwa szczególnej sytuacji. Powyższe dotyczy także profilowania na podstawie tego przepisu w rozumieniu art. 4 nr 4 RODO. 

W razie złożenia sprzeciwu nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Państwa dane osobowe możemy również przetwarzać w celach marketingu bezpośredniego. Jeżeli nie chcą Państwo otrzymywać reklam, w dowolnym momencie mogą Państwo złożyć sprzeciw. Uwzględnimy ten sprzeciw w przyszłości. 

Nie będziemy już przetwarzać Państwa danych do celów marketingu bezpośredniego, jeżeli wyrażą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych do tych celów. Sprzeciw można wnieść w sposób nieformalny na adres podany w punkcie 1. 

12. Prawo do odwołania się do właściwego organu nadzorczego

Przysługuje Państwu prawo odwołania się do organu nadzorczego ds. ochrony danych (art. 77 RODO). 

Właściwym dla nas organem nadzorczym jest:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstrasse 10 a
70173 Stuttgart
Telefon: 0711/615541-0
poststelle@lfdi.bwl.de